هماهنگی سازمانى

هماهنگی سازمانى و ضرورت آن

امروزه، داشـتن تفکر استراتژیک و اسـتراتژی مدون، از عوامل موفقیت و ماندگاری سازمان ها در فضای رقابتی کسب و کار در حوزه های مختلف محسوب می شود و به همین دلیل تدوین استراتژی در سـازمان ها یکی از مهم ترین و مبرم ترین وظایف مدیران به شـمار می رود. نکته اساسـی در این است که استراتژی های تدوین شده باید به اجرا درآیند.وجود هماهنگی میان اسـتراتژی و سایر عوامل و عناصر سازمانی، یکی از مسائل مهم و قابل توجه در سازمان هاست و بی توجهی به این مهم، می تواند موجب شکست و عدم توفیق مدیران و به تبع آنها سازمان ها شود.

ارایه درگاه پرداخت epbank.ir برای خرید و فروش طرح های فروش استراتژیک ، کسب و کار

آیا اطلاع دارید که،در صورتیکه در ePishro.ir درج آگهی کنید، لینک آگهی شما در این سایت نیز نمایش داده می شود و بعبارتی لینک آگهی شما بصورت توزیع شده در سایتها ما نمایش می یابد؟
مطالعات مختلف این نکته را به اثبات رسانده اند که هرچند عوامل و عناصری مانند منابع غنی اعم از انسـانی و مالی و… و نیز مدیریت کارآمد می توانند در موفقیت سـازمان ها نقش و سهم داشته باشند، وجود عنصر هماهنگی، نقشی مهم تر و محوری تر ایفا می کند.

یکی از ویژگی های دنیای معاصر که به نحو ممتازی آن را از دوران پیشین متمایز می کند، رقابتی بودن و تغییرات مستمر و روزمره ای است که در تمامی وجوه کسب و کار و زندگی روزانه خود را نشان می دهد. تراکم دانش بشر و انباشت آن، به همراه محصولاتی که دانش بنیان هستند، منجر به سرعت بخشیدن به تحولات و تغییراتی شده است که نماد دنیای متمدن امروزین است. اگر ثبات و پیش بینی پذیری از جمله ویژگی های برجسته دوران گذشته به شمار می رود، تغییر و نااطمینانی و عدم قطعیت، وجه بارز و ویژگی نمایان زندگی امروز است. در دنیای متغیر، پرتحول و سرشار از رقابت امروز، بقا و ماندگاری، اولین هدف شرکت ها و سازمان ها به شمار می رود و به همین دلیل، مدیران سازمان ها درپی یافتن راه ها و تدابیری هستند که احتمال بقای سازمان شان را در بلندمدت افزایش دهد. از این روست که بسیاری از علوم و فنون به استخدام مدیران درآمده و یا توسط آنان به عاریت گرفته می شوند تا راه های ماندگاری و دیرپایی را به آنان نشان دهند و یا سازمانشان را در شرایطی برتر و پیشرو و در وضعیتی قرار دهد که رقیبی برایش متصور نباشد. حرکت در اقیانوسی آرام و آبی که نمادی از خلاقیت و ساختن بازارهای جدید و نشانی از پیشتازی فارغ از نگرانی رقابت است، یکی از آرمان های مدیران پیشتاز و خلاقی است که درپی یافتن رازهای جاودانگی در دنیای سازمان ها هستند.

توجه به علامت های محیطی و تفکر در مورد چرایی آنها که به تفکر استراتژیک مرسوم است، یافتن راه های مقابله با خطرات احتمالی که در آینده بروز خواهد کرد، پیش بینی فردا و اندیشیدن راه هایی برای بالابردن توان مقابله با شرایط پیش بینی نشده، از وظایف اولیه و مهم مدیران ارشد سازمان هاست. با روشن شدن اهمیت سرمایه انسانی در افزایش قدرت رقابت سازمان ها، بسیاری از اندیشمندان به این نتیجه عمومی و مشترک رسیده اند که ترقی و تعالی کشورها نه در ابزار و سخت افزار، بلکه در سرمایه انسانی آنهاست. این موضوع امروزه بسیار بدیهی می نماید که با افزایش سهم منابع انسانی ماهر و متخصص، می توان انتظار داشت که سازمان ها (همانند کشورها) قدرت رقابت بالاتری بیابند و به همین نسبت، احتمال ماندگاری آنها در عرصه های مختلف کسب و کار نیز افزایش یابد. اما باز شواهد زیادی وجود دارد که بسیاری از سازمان ها که

دارای سرمایه های انسانی ارزشمند و متخصص بوده اند در گرداب رقابت، غرق شده و سازمانشان قدرت مقاومت در برابر موج های قدرتمند رقبای تازه وارد و یا رقیبان سرسخت و مهاجم را نداشته است و مواضع خود را از دست داده و به سهم های پایین تر قناعت کرده اند.سوال مشخص این است که آیا صرف حضور منابع انسانی کارآمد و توانمندکردن آنها حد می تواند در افزایش کارایی و عملکرد سازمان ها موثر باشد؟ بررسی ها به این نکته اشاره دارند که مدیریت نیز نقش مهم و برجسته ای در کارایی سازمان ها و نیز موفقیت کشورها دارد، یعنی در کنار حضور نیروی انسانی متخصص، مجرب و ماهر،  حضور قدرت تدبیر و مدیریت نیز یکی دیگر از ارکان موفقیت سازمان ها به شمار می رود.

ویژگی و ساختار رقابت در بازارهای رقابتی موجب شده است تلاش سازمان ها برای پیش بینی آینده و توجه دقیق تر به علامت های محیطی، به منظور تخمین وضعیت های آتی بازار رقابتی فزونی یافته و مدیریت استراتژیک (تدوین استراتژی، اجرای استراتژی و نظارت بر اجرای آن) به عنوان یکی از راهبردهای رایج مورد استفاده سازمان ها قرار گیرد.

بنیان اصلی این رویکرد، این تفکر است که داشتن استراتژی یکی از محوری ترین فعالیت های مدیریت است. بسیاری بر این باور هستند که با داشتن استراتژی و تدوین برنامه های استراتژیک، سازمان ها به نحو بارزی می توانند آمادگی خود را عکس العمل مناسب در برابر تغییرات محیطی بالا برده و از این طریق احتمال بقا و موفقیت را در محیط های رقابتی افزایش دهند. ازاین رو داشتن استراتژی، یکی از محوری ترین فعالیت های مدیریت قلمداد شده است.

بررسی ها نشان می دهد که موفقیت سازمان هایی که در فضای کسب و کار رقابتی دارای دیدگاه استراتژیک و برنامه استراتژیک بوده اند، مهم ترین عامل در ترویج این دیدگاه بوده است. اگرچه منابع انسانی در موفقیت یا عدم توفیق سازمان ها، اعم از دولتی یا خصوصی نقش مهمی دارند، ولی به نظر می رسد در این راستا عوامل و عناصر دیگری مانند مدیریت، موقعیت، محیط کسب و کار و… نیز واجد اهمیت خاصی هستند. در این میان به نظر می رسد بود و یا نبود هماهنگی در هر سازمان نیز واجد اهمیت ویژه ای است.

ضرورت هماهنگی سازمانی

این نکته برای همگان روشن است که بدن انسان به عنوان یک سیستم باید خود را با محیط پیرامون سازگار کرده و تطبیق دهد. بخش مهمی از فرآیندهای هماهنگی در بدن و میان خرده سیستم های داخلی، به طور خودکار و بدون آگاهی انسان صورت می گیرد و در اغلب موارد، از میان رفتن یا تضعیف این هماهنگی ها موجب بروز عدم تعادل هایی می شود که بخش مهمی از آنها در قالب بیماری هویدا می شود و تمامی تلاش های بعدی معطوف به بازگرداندن این هماهنگی و ایجاد تعادل مجدد در بدن است. درواقع بدن برای ماندگاری و ادامه زیست، نیاز به ایجاد و حفظ هماهنگی دارد و این امر ازجمله مهم ترین وظایف بدن و ارگان های اصلی هدایت خرده سیستم ها و سیستم های حیاتی است. همین مثال برای هر پدیده دیگر نیز قابل تعمیماست، نبود هماهنگی سیستمی در اجزای خودرو موجب می شود که مالک و یا راننده آن نتواند از این وسیله برای رسیدن به نقطه دیگر استفاده کند و یا حداقل، در زمان بهینه و مورد نظر، رسیدن به هدف غیرممکن خواهد بود. این امری است که بر تمامی سیستم ها و خرده سیستم ها جاری است و سازمان ها نیز همانند هر سیستم دیگر باید به تعادل و هماهنگی پویا و پایا دست یافته، در حفظ و بهبود آن بکوشند.

در خصوص چگونگی واکنش به دنیای در حال تغییر، رویکردهای زیادی مطرح شده است. تمامی این رویکردها تنها در صورتی که متضمن اصل هماهنگی در سازمان به عنوان یک اصل زیربنایی و بسیار مهم باشند، با معنا هستند. بررسی ها و مطالعاتی که درخصوص سازمان های موفق انجام شده است، نشان می دهد که هماهنگی به عنوان یک اصل و محور تعیین کننده در سازمان مورد توجه قرار داشته است. به عبارت دیگر می توان گفت که اگر مزیت منابع انسانی، مدیریت کارآمد و خلاق و سایر متغیرهای موثر در موفقیت به عنوان شرط کافی تلقی شوند، هماهنگی به عنوان شرط لازم برای موفقیت سازمان ها مورد توجه قرار گرفته است.

توجه داشته باشیم که آنچه مدیران همه سازمان ها در آن اشتراک دارند، تلاش برای شکل دهی به مجموعه ای هماهنگ است که بتواند اهداف گوناگون را محقق کند. این هماهنگی باید بتواند در سطوح مختلف سازمان، درون هر زیرسیستم، در تعامل میان زیرسیستم ها با یکدیگر، در تعامل سیستم ها با سیستم هایی که محیط آنها را تشکیل می دهند (شامل سیستم های فعال در محیط داخل سازمان و سیستم های برون سازمانی)، به طور موفقیت آمیزی برقرار شود. تنها در این شرایط است که می توان به شکل گیری یک کل واحد که از عهده برآوری انتظارات و اهداف گوناگون سازمان برآید، امیدوار بود. برای ایجاد هماهنگی و انسجام میان استراتژی و سایر عناصر سازمانی و فردی لازم است،  الگویی، محور هماهنگی قرار گیرد. بررسی هایی نیز که درخصوص رشد سازمان ها صورت گرفته است، نشان می دهد رشد سازمان ها نیز در وهله اول از هدف گذاری در هماهنگی آغاز شده است.

هماهنگی، سازگاری، یکپارچگی، هم راستایی، هم ترازی میان اجزای مختلف متغیرهای سازمانی اعم از ساختاری و محتوایی مانند استراتژی، فرهنگ و ساختار سازمانی و نیز تکنولوژی و سایر استراتژی های وظیفه ای مانند استراتژی های منابع انسانی، فناوری اطلاعات، تولید، بازاریابی، روابط عمومی و… امری مهم و قابل توجه به شمار می آید. در این خصوص بررسی ها و مطالعات زیادی در سطوح دانشگاهی و حوزه های کسب و کار در کشورهای مختلف صورت گرفته است. اهمیت این امر به اندازه ای است که آن را به عنوان یکی از چالش های قرن بیست و یکم در حوزه برنامه ریزی استراتژیک معرفی کرده اند.

نویسندگان و صاحب نظران زیادی اعتقاد دارند مسأله اصلی مدیریت سازمان، ایجاد هماهنگی بین سطوح استراتژی با محیط سازمان و هماهنگی میان اجزای مختلف سازمان است. در یک مطالعه، اهمیت استراتژی بین المللی طراحی سازمانی و اثر آن بر فرآیند اجرای استراتژی به طور تجربی مورد بررسی قرار گرفت. در این مطالعه یک استراتژی تحقیقی کمی مورد استفاده قرار گرفته و اطلاعات آن از 28 واحد کسب و کار رقابتی در صنایع جهانی جمع آوری شد. این نویسندگان شش عامل را تعیین کردند که هریک از آنها باید به طور مشخص برای اجرای استراتژی های جهانی یا استراتژی ها چندگانه داخلی طراحی شود. این عوامل عبارت بودند از هماهنگی، فلسفه مدیریتی، ترکیب بندی، رسمیت، تمرکز و سازوکارهای یکپارچه.

نتیجه تحقیق نشان می دهد که استراتژی های چندگانه داخلی و جهانی، نیاز به لوازم اجرای متفاوت دارند. آنها دریافتند وقتی هماهنگی مناسب میان استراتژی، سازوکارهای اجرایی و قابلیت های سازمانی وجود دارد،  اجرای استراتژی و دستیابی به هدف های مطلوب، بسیار ساده تر خواهد بود. ازاین رو، این نویسندگان معتقدند در صورتی که استراتژی مورد نظر بخواهد به هدف های خود دست یابد، سازوکارهای اجرایی و قابلیت های سازمان، باید دوباره به نحوی تنظیم شوند که هماهنگی لازم میان استراتژی و سایر عناصر، اجزا و عوامل سازمانی به وجود آید.اصطلاح هماهنگی کلی و جامع، به دلیل رویکرد جدیدی است که از میان رویکردهای ارائه شده توسط محققین مختلف، استنتاج شده است و تکامل این رویکرد، ناشی از بررسی مجموعه ای از تحقیقات است که با رویکردهای زیر در مقوله هماهنگی انجام شده است؛هماهنگی میان یک عامل تغییر؛هماهنگی میان دو یا حداکثر سه عامل تغییر؛هماهنگی با رویکرد وظیفه ای (بخش های یک سازمان)؛هماهنگی با توجه به چرخه حیات سازمان؛هماهنگی استاتیک بین تمامی عوامل تغییر؛هماهنگی پویا بین تمامی عوامل تغییر با اتکا به نقاط مرجع استراتژیک؛

مفهوم هماهنگی استراتژیک

مفهوم هماهنگی استراتژیک به معنای حداکثرکردن میزان هماهنگی مزیت رقابتی یک شرکت با قابلیت های آن شرکت و همچنین به معنای حداکثر کردن منابع با فرصت های موجود در محیط بیرونی است. اشاره شد که بسیاری از صاحب نظران مدیریت اعتقاد دارند که وظیفه اصلی مدیر در سازمان ایجاد هماهنگی است به گونه ای که واحدهای مختلف سازمان بتواند به حداکثر کارایی و اثربخشی (بهره وری) دست یابند.

بر اساس بسیاری از نظریه های هماهنگی و ترکیب بندی سازمان، در سازمان هایی که هماهنگی میان عوامل زمینه ای ساختاری و استراتژیک در ترکیب بندی آنها بالاست، اثربخشی آنها در حد بالایی قرار دارد. هریک از سیستم های موجود در سطوح استراتژی سازمان، هم باید با زیرسیستم های خود هماهنگ باشد (هماهنگی درونی) و هم باید با سطوح بالادست و سیستم های هم تراز خود هماهنگ شود (هماهنگی بیرونی) تا موضوع مدیریت تجلی یابد و موجب ایجاد هم افزایی درجهت رسیدن به هدف های سازمان شود.از دید آرمسترانگ، هماهنگی بیرونی به این معناست که استراتژی های منابع انسانی با استراتژی های شرکت همخوانی دارند، با مرحله توسعه شرکت همراهند، به پویایی سازمان توجه دارند و با ویژگی های سازمان منطبق هستند. اینها را می توان به عنوان مدل های اقتضایی دسته بندی کرد. آنجا که هماهنگی، به پیوندبین استراتژی منابع انسانی و استراتژی شرکت اطلاق می شود، می توان آن را یکپارچگی عمودی نامید.به عنوان مثال درخصوص واحد کارکردی منابع انسانی، باید استراتژی های منابع انسانی با استراتژی سطح شرکت و نیز استراتژی سطح کسب و کار و استراتژی سایر واحدهای کارکردی (وظیفه ای) مانند تولید، بازاریابی، سیستم های اطلاعاتی و تحقیق و توسعه هماهنگ باشد (هماهنگی بیرونی).

از طرف دیگر باید استراتژی زیرسیستم های منابع انسانی (تامین نیروی انسانی، ارزیابی، عملکرد، پاداش و توسعه منابع انسانی و روابط کارکنان) نیز با استراتژی های واحد کارکردی منابع انسانی هماهنگ باشد (هماهنگی درونی)

هریک از هماهنگی های درونی و بیرونی می توانند به صورت عمودی و افقی نیز در نظر گرفته شوند که چهارنوع هماهنگی نتیجه می شود، هماهنگی های بیرونی عمودی، بیرونی افقی، درونی عمودی و درونی افقی،ایده هماهنگی با یکپارچگی که گاهی از آن با نام مدل سازگار کننده یاد می کنند، محور مفهوم مدیریت استراتژیک منابع انسانی است. یکپارچگی استراتژیک برای ایجاد همخوانی بین استراتژی منابع انسانی و استراتژی شرکت ضروری است، زیرا این دو استراتژی مکمل یکدیگرند. هدف، ایجاد هماهنگی استراتژیک و همگونی بین اهداف مدیریت منابع انسانی و اهداف شرکت است.

گست پنج نوع هماهنگی را شناسایی کرده است:

1- هماهنگی به عنوان عامل تعاملی استراتژیک (پیوند روش های منابع انسانی با بافت و محیط بیرونی)؛

2- هماهنگی به عنوان یک اقتضا (نگرش هایی که تضمین می کند که روش های داخلی می تواند به عوامل خاص خارجی مثل ماهیت بازار پاسخ دهد)؛

3- هماهنگی به عنوان مجموعه ای ایده آل از روش ها (این نظر که بهترین روش هایی که شرکت می تواند آنها را بپذیرد)؛

4- هماهنگی به عنوان یک گشتالت (نگرشی که بر اهمیت یافتن ترکیبی مناسب از روش ها تاکید می کند)؛

5- هماهنگی به عنوان مجموعه ها، جست وجوی مجموعه ها یا شکل های متمایزی از روش ها برای بیشترین کارایی.

عده ای هماهنگی استراتژیک را هماهنگی میان عناصر سازمان (ساختار، تکنولوژی، فرهنگ، نیروی انسانی، شیوه رهبری، استراتژی و…) با شرایط محیطی می دانند و گروهی هماهنگی استراتژیک را هماهنگی در سطح استراتژیک بین خود عناصر سازمان عنوان می کنند، اما اظهارنظر درمورد انواع هماهنگی استراتژیک نیاز به دسته بندی جامع تری دارد که در چارچوبی می شود.این چارچوب مفهومی از دو بعد برای دسته بندی مکتب های اصلی هماهنگی استراتژیک استفاده می کند.

بعد یکم؛ مفهوم سازی هماهنگی در مدیریت استراتژیک

بر اساس این بعد، محققان استراتژی به دو دسته تقسیم می شوند: دسته اول، بر فرآیندهای سازگاری سازمان با محیط تاکید دارند. بنابراین، استراتژی، از الگوی تعامل ها حاصل می شود که تاکید آن بر فرآیند رسیدن به یک ترکیب بندی مطلوب است. دسته دوم، محققانی هستند که به هماهنگ کردن یکی از اجرای سیستم با سایر اجزا پرداخته اند. بنابراین، تاکید این دسته از نویسندگان بر محتوای هماهنگی است. این جزو می تواند یکی از اجزای ترکیب بندی مطلوب نیز باشد.

بعد دوم، حوزه هماهنگی

بر اساس این بعد، سازمان در کنار محیط خود قرار داده می شود و سه طبقه بندی به دست می آید: داخلی، خارجی و یکپارچگی یا تلفیقی.

باتوجه به رویکرد این تحقیق، هماهنگی میان اجزای ساختاری و محتوایی مورد تاکید بیشتر قرار می گیرد. به عنوان نتیجه گیری از این بحث، باید اشاره کرد که هماهنگی به عنوان یک موضوع استراتژیک، مورد توجه روزافزون سازمان ها و شرکت ها قرار گرفته است و به همین دلیل مقاله های تحقیقی بسیاری نیز درخصوص هماهنگی، ابعاد، رویکردها، حوزه های هماهنگی و… به رشته تحریر درآمده است. یکی از مسائل مهم و قابل توجه در این حوزه، چگونگی اندازه گیری هماهنگی است. موضوعی که بسیار مورد توجه قرار گرفته است. در یکی از مقالات آمده است هماهنگی به آسانی قابل ایجاد نیست و از آن سخت تر حفظ هماهنگی است. اندازه گیری هماهنگی و بزرگداشت نیل به اهداف تعیین شده در هماهنگی، می تواند به بنیان یک مزیت رقابتی برای سازمان هایی که ارزش هماهنگی را در دنیای آینده درک کرده و برای آن نقش متمایزی قائل هستند، کمک کند.

نکته پایانی از دیدگاه درگاه پرداخت epbank.ir

سازگاری اجزای سیستم ها و ایجاد یکپارچگی در سیستم به گونه ای که هر سیستم بتواند در برابر تهدیدهای محیطی عکس العمل مناسب را داشته باشد، امری حیاتی تلقی می شود. این نکته حتی برای بدن انسان نیز درخصوص وجود و یا نبود هماهنگی می تواند تعیین کننده بقا و ماندگاری باشد. در سازمان ها، تنها انجام وظایف محوله در واحدها و ادارات، کافی نیست و نکته مهم این است که انجام وظایف سازمانی در واحدهای سازمان، باید به گونه ای پویا در هماهنگی با سایر واحدهای سازمان باشد و این امر اتفاقی و یا ساده نیست. ایجاد و حفظ هماهنگی نیاز به مشارکت تمامی مدیران و واحدها داشته و در عین حال نیازمند دیدگاه منسجم مدیریتی، تدبیر، برنامه ریزی و اخذ بازخورد داشته و روندی است که نیل به آن نیازمند بردباری ویژه است. از این رو است که اصل هماهنگی  به عنوان یکی از اصول مبنایی مدیریت، همواره مورد تاکید نظریه پردازان علم مدیریت قرار داشته است.مدیران امروز درپی یافتن ابزارها و شیوه های نوینی هستند که با کمک آنها بتوانند قدرت ماندگاری سازمان را در دنیای سرشار از رقابت افزایش دهند و به همین دلیل، اندیشمندان و مدیران در این میان، به متغیرهای زیادی توجه کرده اند.

به نظر می رسد متغیری با نقش بسیار مهم اش در موفقیت، اثربخشی و بهره وری سازمان، باوجود معرفی زودهنگام در نظریه های مدیریتی، دیرتر از سایر متغیرها مورد توجه واقعی قرار گرفته است، هماهنگی سازمانی است. نقش این متغیر به اندازه ای دارای اهمیت است که به عنوان بزرگ ترین چالش برنامه ریزی در قرن 21معرفی شده است. حتی در سازمان هایی که فاقد مدیریت استراتژیک هستند و تنها بر اساس کشف و شهود و ذهنیت های مدیران اداره می شوند، وجود هماهنگی میان عناصر مختلف ساختاری و محتوایی سازمان و یا حداقل، درک درست مدیران از ضرورت ایجاد این هماهنگی و تمهید زمینه های مناسب برای بروز آن، گامی بلند برای موفقیت سازمان به حساب می آید.نکته مهم اینجاست که تدوین استراتژی و تهیه فهرست های بلند و کوتاه از استراتژی های متصور برای سازمان – که معمولا با مطالعات مفصل و گاه طی فرآیندهای پیچیده و وقت گیر به انجام می رسد و گهگاه نیز عملی ساده و پیش پا افتاده به نظر که برخی مدیران با اتکا به دیدگاه های شخصی و تجربه های فردی این فهرست را به تنهایی تهیه می کنند – گام اولیه برای کسب مزیت رقابتی است و جدا از تهیه استراتژی های وظیفه ای و برنامه های عملیاتی، نکته بسیار حیاتی و مهم در اجرای استراتژی، ایجاد هماهنگی میان عناصر، عوامل و اجزای سازمان است.همچنین موفقیت سازمان ها و مدیران مرهون موفقیت در این امر به ظاهر کم اهمیت و غیرملموس است. با یاری خداوند متعال، این نکته در مقاله آتی به تفصیل مورد بحث قرار خواهد گرفت.