بررسی مستندات تجزیه و تحلیل سیستم

اهمیت و نقش اصلاح و بهبود روش ها در نظام اداری هر کشوری انکار ناپذیر است. هم اکنون در کشور ما به خوبی
مشهود است که سازمان های ما در تحقق اهدافشان چنان که باید موفق نیستند و اغلب منابع موجود که باید قدرشان
را دانست، به هدر میرود.
بررسی مطالعات محققین و تجارب مدیران موفق در کشورهای پیشرفته و یا در حال توسعه مبین آن است که اصلاح
و تجدیدنظر مستمر در سیستم ها و روش های انجام کار با توجه به پیشرفت علوم و فناوری امری اجتناب ناپذیر است
چرا که در غیر این صورت سیستم پاسخگوی نیازهای جامعه نبوده و محکوم به زوال خواهد بود.

ارایه درگاه پرداخت epbank.ir برای رونق اقتصادی و تحول اجتماعی کشور برای سایتها و وبلاگها

روشها و رویه های موجود عموما قدیمی بوده و مدت زیادی از طراحی آنها میگذرد. در این مدت تلاش برای ایجاد
هماهنگی بین روش های انجام کار متناسب با تحولات اجتماعی، نیازهای مردم و ضرورت تسریع در انجام امور کمتر
صورت گرفته است.
به رغم تلاش سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور (یا معاونت راهبردی ریاست جمهوری) در راستای مأموریت های
شورای عالی اداری، بهبود روش های عمومی و مشترک منجر به نتایج مورد نظر نگردیده است و به تبع آن تلاش برای
بهبود روش های اختصاصی نیز بعضا با مقاومت دستگاه ها روبرو شده است.
کارکنان دستگاه های اجرائی با روش ها و رویه های موجود به صورت کامل آشنایی نداشته و آموزشهای لازم را برای
اجرای صحیح آنها فرا نگرفته اند. ضمن اینکه این روش ها مستند و مدون هم نشده اند حجم وسیع قوانین و مقررات
و تغییرات سریع در آنها موجب کم توجهی به طراحی و برقراری نظام های اجرایی مربوط به آنها گردیده و بسیاری
از قوانین و مقررات علی رغم اینکه در متن خود مشکلات مردم را مورد توجه قرار داده اند به دلیل فقدان روش های
اجرائی مناسب برای آنها، به اهداف خود نرسیده اند.
تراکم بیش از حد امور جاری و گرفتاری کارکنان و مدیران در جوابگویی به مراجعات مردم، آنها را از پرداختن به
اصلاح روش ها بازداشته و کم کم ناکارآمدی این روش ها برای مجریان و مردم امری عادی و قابل قبول شده است.
سیستم ها و روش های انجام کار از جمله عوامل نرم افزاری بهره وری هستند که در اثر بهبود و اصلاح مستمر، قابلیت
انطباق با تغییرات محیط را درسازمان ها امکان پذیر نموده و آن را در مقابله با مشکلات اجرائی یاری مینمایند.
در مجموع تأثیر مستقیم اصلاح و بهبود سیستم ها و روش ها در بهبود عملکرد و فعالیت های دستگاه ها به گونه ای
است که در صورت غفلت و کم توجهی امکان استفاده از توانمندی های موجود به حداقل ممکن تقلیل یافته و عملا
منجر به عقب افتادگی نظام اداری کشور میگردد و چنانچه خواست و اراده راستین مدیریت عالی دستگاه ها و در مرحله بعد کارکنان بر اصلاح و بهبود سیستم ها و روش ها و رویه های مورد عمل در دستگاه های اجرائی کشور با گرایش ساده سازی مراحل انجام کار، خودکارسازی و کاهش میزان ارتباط کارمندان با مراجعه کنندگان، افزایش رضایت مراجعان و کاهش هزینه های اداری و اقتصادی نمودن فعالیتها باشد، میتوان به آینده امیدوار بود.
مشکل اساسی اداره امور سازمان ها این است که مدیران باید منابع چهارگانه پول، نیروی انسانی، مواد و تسهیلات را که غالبا محدود و ناهماهنگ میباشند، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشیدن به هدف یا هدف های سازمان از آنها بهره برداری کنند. این عمل مستلزم انجام دادن وظایفی از قبیل : طرحریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری، هماهنگی و کنترل از طرف مدیران میباشد.
تکنیک ها و فنون گوناگون ابداع شده تا مدیران و رهبران سازمانها بتوانند بهره برداری هر چه بیشتر از منابع چهارگانه مذکور، در جهت تأمین اهداف سازمان بنمایند که تکنیک تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها یکی از آنها به شمار میرود که معلول علتهای متعدد، از جمله به وجود آمدن نهضتها و تغییر در فلسفه مدیریت است.
در تاریخ کشور ایران، کوروش پادشاه هخامنشی از کسانی بود که به توسعه و تکامل مدیریت کمک کرده است. علاوه بر نظریات کوروش مبنی بر ضرورت طرح ریزی، تقسیم کار بر مبنای تخصص و مشخص بودن فرمان ها، نام او به عنوان یکی از نخستین صاحبنظران مطالعه در حرکات، طرح استفاده صحیح از جا و مکان و حمل مواد ثبت شده است.
تجزیه و تحلیل سیستم
تکنیک » تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها « برای شناخت عواطف، احساسات و خواستهای افراد سازمان و طرز رفتار و سلوک آنان در گروه، از تئوریهای علوم انسانی و اجتماعی و ریاضیات و علوم مرتبط استفاده می کند، و برای تخصیص صحیح منابع موجود سازمان، به منظور تأمین هدف های دستگاه، از تئوریهای علم اقتصاد یاری میجوید، همچنین اصول علوم فیزیکی و ریاضیات را در بهبود روش، ارتباطات و همبستگی اجزای تشکیل دهنده سازمان، به کار میبرد. به عبارت دیگر در تکنیک تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها، تنها به بهبود یک روش خاص اکتفا نمیشود، بلکه بهبود و اثر تغییر قسمتی از یک سیستم در مجموعه آن سیستم، مورد بررسی قرار میگیرد.
سیستم
واژه سیستم با مفاهیم بسیاری به کار برده میشود مانند سیستم اقتصادی، سیستم سیاسی، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداری، مکانیزه (ماشینی) و سیستم اطلاعات مدیریت و… در زبان فارسی نیز گاهی اوقات » سیستم « را به عنوان واژه ای مترادف با کلمه های رشته (رشته جبال)، جهاز (جهاز هاضمه)، دستگاه (دستگاه گوارش، دستگاه گردش خون)، سلسله (سلسله اعصاب) و منظومه (منظومه شمسی) مورد استفاده قرار میدهند.
تعریف سیستم
1. سیستم عبارت است از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر میدارند.
2. سیستم عبارت است از مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که با انجام هر کدام از این وظایف بخشی از هدف سازمان تأمین خواهد شد و با انجام کلیه وظایف در سازمان کل هدف سازمان تأمین میگردد.
روش
عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم، انجام میشود. در هر روش، نوع کار، شخص یا اشخاصی که عملیات و وظایف مزبور را انجام میدهند، مراحلی که باید طی شود و شیوه هایی که باید به کار رود، مشخص میشود. معمولا روش انجام دادن هر کار به صورت کتبی تهیه و به عنوان مدرک رسمی در سازمان نگهداری میشود.
شیوه یا متد
• شیوه عبارت است از تشریح جزئیات و مراحل انجام دادن یک کار.
• شیوۀ هر کار، نحوه انجام دادن عملیات یا مراحل انجام دادن آن کار را مشخص می کند.
• کار و عمل خاصی است که برای انجام شدن هر بخش از روش، ضرورت دارد.
چند شیوه وابسته به یکدیگر، تشکیل یک «روش» را میدهد و چند روش پیوسته به هم یک «سیستم» را به وجود میآورد. فرایند
• عبارت از آن دسته از روشهایی که با همدیگر انجام میگیرد و حاصل آن خدمتی است که از نظر مشتری دارای ارزش است.
• عبارت از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام میشود.
• در تجزیه و تحلیل سیستم که از روش نمودار جریان کار استفاده شود، فرایند را حسب مورد میتوان معادل روش یا شیوه درنظر گرفت.
انواع روش ها
1-روشهای عمومی: روشهایی هستند که در ارتباط با فعالیتهای اداری و پشتیبانی و ستادی دستگاه بوده و در
عموم دستگاه های دولتی مورد عمل و رایج میباشد و تعاریف استاندارد دارند، مثل روش کارگزینی و حسابداری.
2-روشهای اختصاصی: روشهایی هستند که ً اختصاصا در یک ً دستگاه و صرفا در ارتباط با وظایف اصلی و
تخصصی همان دستگاه مورد اجرا میباشد. مانند روش پذیرش مریض در بیمارستان، روش صدور شناسنامه در
ثبتاحوال و روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه.
3-روشهای مشترک: روشهایی هستند که برای انجام آن، وزارتخانه ها و سازمانهای مختلف هر یک عهده دار اجرای مراحلی از روش مورد نظر میباشند. مانند روش صدور موافقت اصولی برای ایجاد صنایع.
تعریف تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها
• عبارت است از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستمهای خدماتی )سرویس دهنده(، کنترل کننده و هماهنگ کننده عملیات یک سازمان
• تجزیه و تحلیل عبارت است از بررسی معایب و پیدا کردن راه حل مشکالت سازمان
• تکنیکی که مدیران را از وجود مسائل و مشکلات موجود در سازمان، آگاه میسازد و با بررسیهای منظمی، راه حل های مناسبی برای رفع هریک از آنها، ارائه میدهد. این بررسیها باید مبتنی بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با یافتن مشکالت و رفع آنها، کارایی و سود سازمان را افزایش داد و بقای سازمان را تضمین نمود.
• شناخت جنبه های مختلف سیستم، چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین آنها به منظور دستیابی به مبنایی جهت طراحی و اجرای یک سیستم مناسبتر است.
• در یک سازمان، سیستم را مجموعه ای از روشها نیز تعریف کرده اند، روشهایی که به یکدیگر وابسته اند و با اجرای آنها، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد. روشها نیز به نوبه خود، مجموعه ای از شیوه های گوناگون انجام کار به شمار میآیند که با استفاده از آنها میتوان به هدف های نهایی دست یافت.
• تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از یک وظیفه و کار ستادی و تخصصی که هدف آن مطالعه، بررسى و بهبود بخشیدن به کلیه سیستم ها و روشهاى موجود در سازمان است
• تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و کامل سیستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده کردن امور دفترى
تعریف کلى تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها عبارت است از تکنیکى که تحلیلگر را از وجود مسایل و مشکالت موجود در سازمان آگاه میسازد و با بررسى هاى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هریک از آنها ارائه مى دهد. این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با حل مشکالت کارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.
آثار علائم مشکلات موجود در سیستم ها و روش ها
1- اضافه کاری بیش از حد.
2- افزایش بیش از حد استعفا و تعارض پرسنل.
3- وجود اشتباهات مداوم و بیش از حد در امور گوناگون.
4- مفقود شدن پرونده ها، مدارک و نامه ها.
5- افزایش مداوم بودجه و هزینه ها.
6- تأخیر در ارسال پاسخ نامه ها و سایر موارد.
7- مساعد نبودن روحیه پرسنل و عدم دلبستگی آنان نسبت به سازمان.
8- طوالنی بودن مسیر انجام کار و یا تعدد مراحل کار.
9- فقدان مدیریت صحیح.
10- درخواست بیش از حد برای استخدام پرسنل از طرف رؤسا.
11- کافی نبودن تسهیالت و وسایل کار و نامناسب بودن محل کار و ساختمان.
12- عدم وجود تخصص های الزم و قدیمی بودن سیستم های مورد عمل.
13- نامناسب بودن محتوا و شکل فرم ها.
14- مشخص نبودن میزان مسئولیت ها و حدود اختیارات و عدم وجود مدیران متخصص.
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم ها
تجزیه و تحلیل سیستم ها میتواند به عنوان ابزار مفیدی در دست مدیران عمل کند و پاسخگوی نیازهای آنی و آتی سازمان در این زمینه باشد، با استفاده از تجزیه و تحلیل، مدیر خواهد توانست هدف و نیز وسایل نیل به هدف را مورد ارزیابی مجدد قرار دهد و تغییرات مناسب را در آنها ایجاد کند.
به دو گونه میتوان بازدهی و راندمان هر دستگاه را معمولا افزایش داد.
الف. تشویق و تحریک افراد به کار کردن با سرعت زیادتر.
ب. ساده کردن و بهبود بخشیدن به روشهای کار.
نظر به اینکه سرعت کار اشخاص را تنها تا حد مشخص میتوان افزایش داد، با تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها میتوان کارها را ساده کرد و بدین ترتیب به افزایش کارآیی سازمان کمک نمود.
هدف های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها
1- استقرار مناسب ترین سیستم ها، روش ها و شیوه ها )متدها( در سازمان.
٢- تهیه اطلاعات دقیق، صحیح و به موقع برای مدیران به منظور اتخاذ تصمیم.
٣- استاندارد و یکنواخت کردن کلیه عملیات سازمان.
۴- حذف کارهای غیرالزم.
۵- جلوگیری از دوباره کاری.
۶- ایجاد ترکیب سازمانی متناسب با احتیاجات سازمان.
فواید تجزیه و تحلیل سیستمها و روش ها
1- افزایش کارایی سازمان.
2- کاهش هزینه های عملیاتی و تأسیساتی.
3- کاهش مصرف نیروی انسانی، یا افزایش تولید یا خدمت با نیروی انسانی موجود.
4- کوتاه کردن زمان انجام کارها و فعالیت های سازمان و تسریع در تولید کالا یا عرضه آن.
۵- کاهش حجم کارهای دفتری با حذف مدارک، گزارش ها و فرم های غیر لازم.
۶- کمک مؤثر به افزایش کارایی و تسریع در انجام امور سازمان، با استفاده صحیح از جا و مکان.
٧- امکان هماهنگ کردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی آن، به وسیله تجزیه و تحلیل و بهبود
بخشیدن مداوم سیستم ها و روشها.
برای تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها به منظور حل یک یا چند مشکل، ممکن است به گونه های زیر اقدام شود :
1- امکان دارد تجزیه و تحلیل کننده شخصا بهوجود یک مشکل در سازمان پی ببرد.
2- گاهی مشکل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان میگردد.
3- گاهی نیز در حین بررسی به منظور ساده کردن کار در سازمان، تجزیه و تحلیل کننده متوجه مشکل مهمتر و اساسی تری میشود.
4-تشخیص مشکل موجود از طریق کارکنان سازمان.
5- از طریق تشخیص، پیشنهاد یا شکایت ارباب رجوع.
جمع آوری و ثبت اطلاعات و حقایق
۵- کاهش حجم کارهای دفتری با حذف مدارک، گزارش ها و فرم های غیرالزم.
۶- کمک مؤثر به افزایش کارایی و تسریع در انجام امور سازمان، با استفاده صحیح از جا و مکان.
٧- امکان هماهنگ کردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی آن، بهوسیله تجزیه و تحلیل و بهبود
بخشیدن مداوم سیستم ها و روشها.
برای تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها به منظور حل یک یا چند مشکل، ممکن است به گونه های زیر اقدام شود :
1- امکان دارد تجزیه و تحلیل ک ً ننده شخصا بهوجود یک مشکل در سازمان پی ببرد.
2- گاهی مشکل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان میگردد.
3- گاهی نیز در حین بررسی به منظور ساده کردن کار در سازمان، تجزیه و تحلیل کننده متوجه مشکل مهمتر و
اساسیتری میشود.
4-تشخیص مشکل موجود از طریق کارکنان سازمان.
5- از طریق تشخیص، پیشنهاد یا شکایت ارباب رجوع.
بررسی یک سیستم به منظور پیدا کردن معایب و مشکالت موجود، یا مطالعه یک روش برای ارائه راه حل بهتر، مستلزم
آشنایی کامل با سیستم یا روش مورد نظر میباشد و این امر تنها از طریق جمع آوری اطلاعات و پی بردن به حقایق
امکانپذیر خواهد بود. در مرحله جمع آوری اطلاعات ، علت باید مورد توجه قرار گیرد، نه معلول.
مناسبترین روشی که میتوان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یک کار یا معایب موجود در آن به دست آورد این است که از کارمندی که آن کار را انجام میدهد، سؤال شود که آیا میتواند وظیفه خود را به روشی بهتر انجام دهد، یا اینکه به نظر او چه معایبی در آن کار وجود دارد.
انواع اطلاعات
برای تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها، تجزیه و تحلیل کننده ممکن است به یک یا چند نوع از اطلاعات زیر نیاز پیدا کند :
1-اطلاعات مربوط به سازمان و تقسیم کار در آن. ترکیب سازمان، طرز کار و سلسله مراتب سازمانی، چگونگی ارتباط مشاغل با یکدیگر
2-اطلاعات مربوط به سیستم ها و روش ها. با استفاده از این نوع اطلاعات میتوان نسبت به هدف، طرز کار هر
سیستم و نحوه انجام روشهای موجود در هر سیستم آشنایی حاصل کرد.
3-اطلاعات مربوط به فرم ها و نمونه ها.
4-اطلاعات مربوط به حجم کار.
5-اطلاعات مربوط به ماشین ها و وسایل.
6-اطلاعات مربوط به جا و مکان نحوه استقرار فیزیکی سازمان
منابع جمع آوری اطلاعات
1- مشاهده و مطالعه طریقه انجام کار.
٢- مصاحبه با مدیران و کارکنان سازمان.
٣- پرونده ها، اسناد، مدارک و فرم ها و نمودارهای سازمانی.
۴- پرسشنامه
ثبت اطلاعات
اطلاعاتی که تجزیه و تحلیل کننده از منابع گوناگون بدست میآورد، در صورتی مفید و قابل استفاده است که به طور منظم و سیستماتیک ثبت و ضبط شده باشد، توجه به موارد زیر ما را در تجزیه و تحلیل یاری خواهد نمود.
1- هرگونه اطلاعات یا مفروضات که ممکن است به نحوی مورد استفاده قرار گیرد، در یک دفتر یادداشت کنید.
2- در ابتدای مصاحبه، نام، محل کار و دیگر مشخصات کسی را که با او مصاحبه می کنید، یادداشت نمایید تا در صورت لزوم، برای تصحیح اطلاعات بتوانید به او دسترسی پیدا کنید.
3- در بررسی و مطالعه نحوه انجام کار، هر مرحله از کار را با شمارهای مشخص و یادداشت کنید.
4- برای آشنایی بهتر و بیشتر با سیستم یا روش مورد نظر، اطلاعات ی را که درباره آن به دست آورده اید، به صورت نمودار خلاصه کنید.
در صورتی که اطلاعات به دست آمده به شکل نمودار نشان داده شود، محاسن زیر را دربر خواهد داشت :
الف : نشان دادن اطلاعات به صورت نمودار، خیلی آسانتر و خالصهتر است.
ب : با استفاده از تکنیک و شیوه ترسیم نمودارها، همچنین با به کار بردن علایم قراردادی و استاندارد، میتوان از تشریح مطالب که سبب طولانی شدن میشود، جلوگیری کرد.
پ : ترسیم نمودار، تجزیه و تحلیل کننده را مطمئن می کند که کلیه مراحل انجام کار و اطلاعات مربوط به آن، ثبت و ضبط گردیده و به شکل نمودار نشان داده شده است.
ت : با تبدیل اطلاعات به صورت نمودار میتوان مشکلات، دوباره کاری ها و دیگر نقاط ضعف سیستم مورد مطالعه را به آسانی پیدا کرد.
ث : با استفاده از نمودار میتوان روش موجود را با روش پیشنهادی مقایسه کرد و وجوه اختلاف دو روش را از نظر زمان، مسیر و تعداد مراحل انجام شدن کار، به خوبی نشان داد.
تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق
تجزیه و تحلیل اطلاعات، یعنی مطالعه و بررسی معایب و مشکلات سیستم یا روش موجود و ارائه راه حل برای آن.
عملا میتوان پس از جمع آوری قسمتی از اطلاعات مورد نیاز، تجزیه و تحلیل آنها را شروع کرد.
مفهوم تجزیه و تحلیل اطلاعات
به طور کلی، تجزیه و تحلیل اطلاعات یعنی مطرح کردن سؤالهای گوناگون به صورت »چرا ؟«. بدین ترتیب که تجزیه
و تحلیل کننده سؤال هایی به شرح زیر مطرح می کند :
1- آیا وجود سیستم یا روش مورد بررسی ضروری است؟ چرا؟
2- اگر وجود سیستم یا روش کاملا لازم تشخیص داده شده است، آیا نحوه اجرای آن را میتوان تغییر داد؟ چرا؟
3- آیا میتوان کار را به ترتیب دیگری انجام داد که ضمن ایجاد تسهیل در انجام آن، در هزینه و زمان نیز صرفه جویی
شود؟ چرا؟
4- آیا کسی که کار مورد نظر را انجام میدهد، تخصص و قابلیت لازم برای اجرای آن را دارا است؟
5- آیا میتوان برای انجام این کار از شخص دیگری که دارای تخصص کمتری است، استفاده کرد؟ چرا؟
6- برای انجام این کار از چه وسیله و ابزار کار استفاده میشود؟ آیا با تغییر ابزار کار میتوان بر سرعت انجام این کار افزود؟ چرا؟
نحوه تجزیه و تحلیل اطلاعات
در تجزیه و تحلیل اطلاعات، بهتر است از نمودارهایی که در مرحله جمع آوری اطلاعات تهیه شده است، استفاده و به شرح زیر عمل گردد :
1- ابتدا نمودار را به طور کلی مورد بررسی قرار دهید :
* آیا هر کار و وظیفه در جای مخصوص خود انجام میشود ؟ در صورت منفی بودن جواب، ترتیب انجام کار باید مورد تجدید نظر قرار گیرد.
* آیا کارهای تکراری وجود دارد ؟ وجود وظایف تکراری، دلیل دوباره کاری است و باید آنها را حذف کرد.
* تعداد مراحل انجام کار به طور غیرطبیعی زیاد یا کم میباشد؟ در صورتی که جواب مثبت باشد، کار بین قسمت های مختلفی که مسئول انجام آن میباشند، به طور صحیح و منطقی تقسیم نشده است و باید در نحوه تقسیم کار تجدید نظر شود.
2- بعد از بررسی کمی نمودار، هریک از مراحل انجام کار را تجزیه و تحلیل کنید :
* آیا وجود این مرحله ضروری است؟ این مرحله حذف شود، چه اثری در نحوه انجام کار خواهد داشت ؟ در صورتی که حذف هر مرحله از کار اثری در نحوه انجام آن نداشته باشد، آن را حذف کنید.
* آیا این مرحله را میتوان در مرحلهای دیگر ادغام کرد؟
* آیا این مرحله از کار در جای مناسب انجام میشود ؟ )تغییر محل انجام یک مرحله از کار(
* آیا نحوه انجام این مرحله از کار صحیح است ؟ )تغییر مناسب نحوه انجام کار(
* در صورتی که برای انجام این مرحله از کار از فرم مخصوص استفاده شود، آیا فرم مزبور برای انجام این کار مناسب است ؟
* آیا کلیه اطلاعات مندرج در فرم مورد نظر، لازم است ؟ آیا این فرم حاوی کلیه اطلاعات مورد احتیاج میباشد ؟
3- پس از تجزیه و تحلیل هر یک از مراحــل انجام کار، نتیجه را در جدول تجزیه و تحلیل اطلاعات یادداشت کنید.
تجزیه و تحلیل اطلاعات، جدولی است که از 7 ستون تشکیل میشود.
نخستین ستون عمودی سمت راست جدول، برای نشان دادن شماره مرحله انجام کار میباشد. اگر تغییر یا ادغام یا بهبود مرحلهای از کار که مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است، ضرورت نداشته باشد، در ستون دوم که عنوان آن قابل قبول میباشد، با علامت * مشخص میشود. ستونهای سوم، چهارم، پنجم و ششم بهترتیب برای مواردی است که هر مرحله از کار، به حذف، ادغام، تغییر محل یا بهبود و ساده کردن احتیاج داشته باشد. در آخرین ستون، یعنی ستون ملاحظات، سایر مطالبی که ضمن تجزیه و تحلیل باید یادداشت شود، نوشته میشود.
وظایف واحد های تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها
1- طرح ریزى سازمان و تجزیه و تحلیل.
2- استقرار و تجزیه و تحلیل سیستم ها.
3- ارزیابى مدیریت.
4- تهیه دستورالعمل های کتبى و مدون.
5- تهیه و کنترل فرم ها.
6- سیستم بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها.
7- ارزیابى نیروى انسانى و تقسیم کار.
8- اندازه گیرى کار.
9- انتخاب وسایل اداری و دفترى.
10- تجزیه و تحلیل جا و مکان.
11- استقرار و پیاده کردن سیستم هاى جدید.
12- توسعه و تحقیق. تحلیلگر سیستم کیست ؟
تحلیلگر سیستم، کارشناس آموزش دیدهای است که میتواند سازمان را در برنامه ریزی به منظور تغییرات از طریق انجام دو وظیفه اساسی مدد رساند : الف( ارزیابی. ب( همیاری. مراد از »ارزیابی« این است که تحلیلگر اعمال و روابط موجود در کار را بررسی و ارزیابی می کند. در مرحله » همیاری « تحلیلگر پیشنهادهای خاصی را برای بهبود کارایی ارائه میدهد. به این ترتیب، تحلیلگر در مرحله نخست می کوشد تا مسائل موجود را به خوبی بشناسد و درک کند و در مرحله دوم برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد.
ویژگی های تحلیلگر عبارتند از :
1- هر یک از مراحل تجزیه و تحلیل دشواری های خاص خود را دارد. اگر تحلیلگر علاقه کافی به کار خود داشته باشد و بر نقش مثبت کاری که انجام میدهد، معتقد باشد، با صبر و ابتکار خواهد توانست بر مشکلات فائق آید.
2- تحلیلگر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد. درباره وضع موجود و آنچه که هست، شک کند و در مسیر آنچه که باید باشد، پیش برود و به دنبال کشف واقعیت ها باشد و در راه حصول به بهترین ها از خود، خالقیت و نوآوری نشان دهد.
3- تحلیلگر موظف است اجزای سیستم را مرتبط با یکدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد درآورد )یعنی به صورت یک کل متشکل و هماهنگ( و نه اینکه فقط به یک جزء بپردازد و سایر ارتباط ها را از نظر دور بدارد.
4- تحلیلگر باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاری های رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد. تغییرات مطلوب زمانی حاصل میشود که افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند.
5- تحلیلگر بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی، علت ها را از معلول ها تشخیص دهد و برای رفع مشکل، نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشکل، اقدام کند و به منظور برطرف کردن علل واقعی راه حل های منطقی و عقلانی، ارائه دهد.
6- تحلیلگر بایستی واقعیات را در نظر گرفته و بی طرفی خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصی در کار تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد.
7- تحلیلگر باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.
8- تحلیلگر باید صبور باشد، برای پاسخگویی به پرسشها و حل مشکلات، صبر و شکیبایی ضرورت دارد
نمودار گردش کار
2- تحلیلگر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد. درباره وضع موجود و آنچه که هست، شک کند و در مسیر آنچه که باید
باشد، پیش برود و بهدنبال کشف واقعیت ها باشد و در راه حصول به بهترین ها از خود، خالقیت و نوآوری نشان دهد.
3- تحلیلگر موظف است اجزای سیستم را مرتبط با یکدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد درآورد )یعنی
به صورت یک کل متشکل و هماهنگ( و نه اینکه فقط به یک جزء بپردازد و سایر ارتباط ها را از نظر دور بدارد.
4- تحلیلگر باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاری های رفتار کارکنان در سازمان
آشنا باشد. تغییرات مطلوب زمانی حاصل میشود که افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند.
5- تحلیلگر بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی، علت ها را از معلول ها تشخیص دهد و برای رفع مشکل،
نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشکل، اقدام کند و به منظور برطرف کردن علل واقعی راه حل های
منطقی و عقلانی، ارائه دهد.
6- تحلیلگر بایستی واقعیات را در نظر گرفته و بی طرفی خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصی در کار
تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد.
7- تحلیلگر باید به ابعاد اخالقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.
8- تحلیلگر باید صبور باشد، برای پاسخگویی به پرسشها و حل مشکالت، صبر و شکیبایی ضرورت دارد
پس از تجزیه و تحلیل و تهیه نمودار در وضعیت پیشنهادی نمودار گردش کار در وضعیت پیشنهادی را ترسیم مینمائیم.
رسم نمودار گردش کار
عنوان روش را در اول نمودار قید نموده و مراحل مهم و اساسی گردش کار را با استفاده از جعبه های مختلف مشخص و اطلاعات مهم مراحل کار را در داخل آن قید مینمائیم.
مستندسازی فرایندهای انجام کار
پس از پایان مراحل نمودار جریان کار و ترسیم نمودار در وضعیت پیشنهادی و رسم نمودار گردش کار، اقدام به مستندسازی فرایندهای انجام کار مینمائیم.
تعریف مستندسازی
مستندسازی، ثبت کلیه اجزاء و مراحل کار و نمودار ارتباط بین مراحل مختلف به نحوی که کاربران بتوانند به سهولت از نحوه کار آشنایی حاصل کنند.
اقدامات لازم جهت انجام مراحل مستندسازی روشهای مورد عمل
*مطالعه نمودارها و چارت سازمانی دانشگاه
*مطالعه شرح وظایف مورد عمل در واحدهای ذیربط
*مطالعه اهداف دستگاه
خلاصه مطلب از دیدگاه درگاه پرداخت epbank.ir و درج آگهی تبلیغات نیازمندی ePishro.ir
تکنیک « تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها » برای شناخت عواطف، احساسات و خواستهای افراد سازمان و طرز رفتار و سلوک آنان در گروه، از تئوریهای علوم انسانی و اجتماعی استفاده می کند، و برای تخصیص صحیح منابع موجود سازمان، به منظور تأمین هدف های دستگاه، از تئوریهای علم اقتصاد یاری میجوید، همچنین اصول علوم فیزیکی و ریاضیات را در بهبود روش، ارتباطات و همبستگی اجزای تشکیل دهنده سازمان، به کار میبرد. به عبارت دیگر در تکنیک تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها، تنها به بهبود یک روش خاص اکتفا نمیشود، بلکه بهبود و اثر تغییر قسمتی از یک سیستم در مجموعه آن سیستم، مورد بررسی قرار میگیرد.
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها عبارت است از تکنیکى که مدیران را از وجود مسایل و مشکلات موجود در سازمان آگاه میسازد و با بررسى هاى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هریک از آنها ارائه مى دهد. این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمیباشد تا بتوان با حل مشکلات کارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.
مناسبترین روشی که میتوان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یک کار یا معایب موجود در آن بهدست آورد این است که از کارمندی که آن کار را انجام میدهد، سؤال شود که آیا میتواند وظیفه خود را به روشی بهتر انجام دهد، یا اینکه به نظر او چه معایبی در آن کار وجود دارد.
به طور کلی، تجزیه و تحلیل اطلاعات یعنی مطرح کردن سؤالهای گوناگون به صورت «چرا؟». تحلیلگر سیستم، کارشناس آموزش دیدهای است که میتواند سازمان را در برنامه ریزی به منظور تغییرات از طریق انجام دو وظیفه اساسی مدد رساند : الف) ارزیابی. ب) همیاری.
برای ساده کردن سیستم ها و بهبود روش ها از دو دسته تکنیک و فنون میتوان استفاده کرد. با استفاده از تکنیک و فنون ساده که در هر سازمان مورد استفاده قرار میگیرد و با به کار بردن آنها میتوان به بهبود کار و صرفه جوئی در منابع سازمان کمک کرد و استفاده از تکنیک ها یا روشهای کمی و مقداری که مستلزم آشنایی با آمار و ریاضیات میباشد.

  • https://sep shaparak ir/payamnoor (17)
  • نم دار جریان کار بانک ها (1)
  • نمودار جریان کار بانک (1)
  • نمودار جریان کار در بانک (1)
  • نمودار گردش کار بانک (1)
  • نمودار گردش کار در بانک (1)